México se ha convertido en uno de los destinos MICE más dinámicos del mundo. Con sus modernos centros de convenciones, hoteles de clase mundial, excelente conectividad aérea y un rico atractivo cultural; el país atrae a miles de grupos corporativos, congresos y programas de incentivos cada año.

Sin embargo, para ofrecer una experiencia MICE fluida es necesario comprender el mercado local, las regulaciones y las particularidades operativas.

En Visiona4Business somos expertos en la organización de eventos en México y por ello hemos querido ayudar a las empresas a que comprendan las peculiaridades que permitan que su encuentro sea un éxito total.

A continuación, presentamos los factores más importantes a considerar al planificar un evento MICE en México.

Los factores esenciales para organizar un evento exitoso en México

Planear un evento en México, ya sea una conferencia corporativa, un festival cultural, un showroom, encuentros B2B o una celebración privada para un teambulding de empresa, puede ser una experiencia extraordinaria.

El país ofrece espacios adaptados a todos los requisitos, ricas tradiciones culturales, ciudades vibrantes y una cálida hospitalidad. Pero, para garantizar que todo transcurra sin contratiempos, los organizadores deben comprender las consideraciones logísticas, culturales y legales únicas que conlleva la celebración de un evento aquí.

A continuación, se presentan los factores más importantes a considerar al organizar un evento en México.

Entendiendo la Infraestructura MICE

México ofrece un sólido ecosistema MICE, con la presencia de grandes centros de convenciones (CDMX, Guadalajara, Monterrey, Cancún).

Encontraremos soluciones de alojamiento con hoteles de clase ejecutiva y que también cuentan con salas de reuniones de gran aforo.

También destaca la presencia de profesionales DMC especializados como Visiona4Business capaces de brindar servicios que en otras partes del mundo tendrían precios menos competitivos.

Conviene destacar la excelente conectividad aérea en la recepción desde cualquier rincón del mundo, ya sea desde España, Estados Unidos o Canadá, o el resto de Latinoamérica.

De igual forma, en el caso de ser necesaria la gestión de varias sedes geográficas en México para celebrar eventos tipo Roadshow, encontraremos servicios privados de transporte seguros, confortables y a la altura de las peticiones de cada cliente.

Permisos, Regulaciones y Cumplimiento

Los eventos corporativos suelen requerir la solicitud de permisos municipales para grandes reuniones, protocolos de seguridad, o a menudo gestiones burocráticas que van desde las consideraciones fiscales para empresas extranjeras como de índole logístico.

La normativa varía según el estado, por lo que es fundamental coordinarse con las autoridades locales o con una OPC (Organizador Profesional de Congresos) local desde el principio. Por ello delegar en profesionales con un conocimiento del destino supone un ahorro en tiempo y presupuesto.

Adecuación del recinto a las necesidades corporativas

La elección del lugar para celebrar el evento es una de las partes más importantes y que no se elige con criterio. Tengamos presente que las dimensiones de las ciudades mexicanas pueden llegar a ser enormes, lo que supone que la coordinación entre los hoteles donde se alojan los asistentes debe medirse en tiempos reales, incluyendo condicionantes como el tráfico.

En lo que respecta a las características particulares de eventos MICE, el recinto debe contar con salas de reuniones totalmente equipadas con sistema audiovisual y wifi de alta gama; así con áreas anexas opcionales de exposición, salones de baile de alta capacidad, y incluso estar integradas en el mismo hotel donde se alojarán los asistentes.

Los mejores recintos de México cumplen con los estándares internacionales, pero la disponibilidad puede ser limitada durante la temporada alta.

Presupuesto y planificación financiera

México puede ofrecer una excelente relación calidad-precio, pero los organizadores deben considerar determinados aspectos como las fluctuaciones del tipo de cambio, el IVA (normalmente 16%), los cargos por servicios y propinas, el coste de importación de equipos o cuotas sindicales en algunos recintos.

Transporte y Accesibilidad

Las principales ciudades MICE de México cuentan con aeropuertos internacionales y una excelente conectividad. Considere la importancia de la organización de traslados grupales, llegadas VIP, el ya citado tráfico (especialmente en la CDMX), o la logística de transporte para grupos grandes que implica varios vehículos, comitivas o autobuses de gran tamaño.

Estrategia de Alojamiento

El empleo de la palabra estrategia podría parecer exagerado pero en un país con tanto turismo, los grupos corporativos necesitan un número elevado de habitaciones disponibles, poder negociar las tarifas negociadas, y decantase por hoteles cerca del lugar del evento.

Por otro lado, en destinos vacacionales como pueden ser Cancún, es fundamental encontrar un equilibrio entre los espacios de ocio y de negocios.

Actividades de Ocio

En México los asistentes a los eventos esperan poder disfrutar de una buena integración cultural. La cultura mexicana es un activo fundamental para los eventos MICE y por ello podemos redondear la experiencia profesional con actividades de ocio complementarias.

Entre ellas no debemos solo ceñirnos a lo que se esperan, como puede ser la oportunidad de disfrutar de una gastronomía local auténtica, entretenimiento local (mariachis o espectáculos folclóricos) o excursiones culturales.

Si logramos sorprender a los asistentes con opciones únicas e imprevisibles, lograremos que la autenticidad importa más que los clichés.

Seguridad y gestión de riesgos

Todo organizador de eventos se preocupa por garantizar la seguridad, pero en el caso de México es esencial tener diseñado una sólida planificación de seguridad en los eventos corporativos.

A nosotros como event planner nos compete contar cuando lo amerite con seguridad privada, planes de respuesta a emergencias, capacidad en la gestión de aforos elevados, contacto y coordinación con las autoridades locales, protocolos sanitarios y toda una red informativa para guiar a los asistentes.

Estacionalidad y consideraciones climáticas

México es un país eminentemente cálido y con temperaturas agradables pero no debemos olvidar que el clima afecta la logística, especialmente para incentivos y actividades al aire libre.

Por ello debemos planificar la celebración de los eventos fiera de las temporadas de huracanes (junio-noviembre) en zonas costeras.

La temporada seca (noviembre-abril) es la ideal para eventos al aire libre pero recordemos las particularidades de un país tan extenso como México, con ciudades de gran altitud con noches frescas o estados del norte con oscilaciones de calor y frío muy fuertes a lo largo del año. Por ello, siempre tenga un plan B para eventos al aire libre.

Sostenibilidad como baza

México se centra cada vez más en prácticas MICE sostenibles, un enfoque que ha servido para que exista un número importante de hoteles con certificación ecológica que desarrollan programas de reducción de residuos, actividades de participación comunitaria u opciones de compensación de carbono.

Las actividades de RSE (visitas escolares, limpieza de playas, talleres artesanales) son populares para los grupos de incentivos.

Selección de socios locales confiables

Para eventos MICE, contar con sólidas alianzas locales es fundamental para garantizar el éxito. Dentro de ese rango de profesionales están: DMC (Empresas de Gestión de Destinos), PCO (Organizadores Profesionales de Congresos), empresas audiovisuales y de producción o proveedores de transporte y de servicios hoteleros.

En definitiva, nadie conocerá mejor el destino como expertos locales que ayudan a gestionar las particularidades culturales, las regulaciones y la logística.

1 evento = 1 mundo diferente

Como reflexión final nos parece particularmente necesario añadir algo que por obvio se puede o suele olvidar. Cada evento responde a unas necesidades de organización de un sector diferente, y por ello no podemos tratar de calcar modelos en ámbitos que necesitan interpretar las necesidades de forma personalizada.

Un evento privado no es lo mismo que uno abierto al público general, un evento empresarial no es igual que una presentación de un libro, ni un B2B entre profesionales del turismo es similar a otro del sector de la automoción, las farmacéuticas o las energías renovables.